差旅费用作为企业第二大可控成本,到底该如何管控?

  • 发布时间:2020-09-09
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  • 来源:上海星汉
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差旅管理是企业发展到一定阶段必须要重视的管理工作。近几年来,随着国家反腐意识的不断加强,合规管理逐渐被人们重视起来。现代的管理更强调业务管理、财务管理以及合规管理三驾马车并驾齐驱。差旅管理贯通于业务管理、财务管理与合规管理的方方面面,所以说,差旅管理在企业发展中起着至关重要的作用。

一、为什么要对差旅进行管理?

据统计,差旅成本已成为企业运营中仅次于人力成本的第二大可控成本。但目前,大部分企业在差旅方面管理仍是分散的,他们只能注意到显性成本,包括交通费用、酒店住宿、餐饮费用、差旅服务费,却忽视了隐性成本。隐性成本指的是预订的时间消耗、审批环节、报销流程票据核查、退改签成本、未使用机票等。这些巨大的隐性成本无从统计,也往往容易被忽视。

虽然,差旅费用被认为是企业第二大可控成本,但来自中国中小企业协会调研的数据显示,仍有80%以上的中小企业没有差旅管理,从而导致企业管理出现盲区、差旅费用浪费等众多问题。因此,在企业发展及管理过程中差旅管理显得尤为重要,企业势必需要选择规范专业的差旅管理公司来提供综合的差旅服务,以减轻企业管理负担,提升效率降低成本,这也就是差旅管理的必要性所在。

二、差旅管理该从哪几方面做起?

 

1、对差旅人员进行管理

对差旅人员的管理主要包括:事前差旅申请及时、事中差旅行为核实、事后报销审批合规这三个方面,差旅人员作为差旅管理中的相关责任主体,是差旅管理中最为重要的一个对象,差旅人员的相关行为往往影响着其他对象是否符合要求。

2、差旅费用

在差旅费用管理上,需要遵循以下几个基本原则:

事前预算合理

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作为一个相对成熟的公司而言,应该是有自己的《差旅费用管理法》,因此在员工出差的时候,相关的预算罗列应该是清晰可见且为员工所熟知的,这里也是建议相关人员采用弹性预算的方式。

事中行为真实

差旅费用的核实离不开对相关人员差旅过程当中相关行为的核实,主要包括了出差人员去哪出差?出差时做了哪些事?达成了什么样的效果这几点。

事后报销审批高效合规

除了合规性的要求导致相关流程无法更改之外,也应该适当的考虑下员工的相关利益,对小额报销尽可能减少层级;对报销的审批流程尽可能采用信息化手段(差旅管理系统)完成,既满足了高效的要求,还可以实现无纸化办公,大大降低企业的成本。

三、选择专业的差旅管理平台

企业要控制成本、提升管理效率就要将差旅管理这部分繁琐业务交给一个专业的差旅管理公司,以便更好的帮助企业处理预算、员工事中行为的核实以及事后报销审批和数据分析,减少人工记录带来的数据错误以及缺失风险,同时提高差旅流程当中相关审批事项的效率及合规性。

值得欣慰的是,许多中小企业管理者的管理理念已经开始转变,他们慢慢意识到,寻求专业的差旅管理公司,建立专业的自动化企业差旅管理系统是多么重要和迫切,因此,企业差旅管控软件普及率也在快速提升,相信在不久的将来,差旅管控软件将服务到各中小企业之中。

作为国内领先的企业商旅报销与费用管控SaaS平台与服务提供商,喜报积极融合产业上下游资源,通过对外连接差旅预订平台,对内连接企业财务系统,打通“消费–报销–记账”全流程,集费用管控、出差申请、差旅预订、发票信息采集、报销审批、审核支付及自动生成记账凭证等功能于一体,并对企业差旅数据进行深度挖掘和智能分析,协助企业引进差旅管理最佳实践,优化差旅制度和决策,使企业真正实现一体化差旅管控。

(点击查看大图)

 

出行前

出差申请、差旅预支

① 出差申请与预支

员工可在出行前提交出差申请,在出差申请单中可规划出行人、出行时间、出行地点、出差人及同行人,并直接预支差旅费用。

出行中

差旅预订、发票信息录入

② 差旅预订

差旅预订喜报无缝连接携程商旅平台、华住酒店集团等,企业员工出行无需跳转多个订购平台,可一站式预订机票、酒店及火车票。

同时,差旅预订时可关联事先出差申请单中的行程规划,信息不符无法预订,并可关联机票、酒店住宿标准,超标同样无法预订。

差旅预订除可以由员工个人支付外,还可以通过由企业预存、月结的方式,选择先消费后由公司账户支付。员工无须垫付费用,不用贴发票走流程,企业先消费后付款,月底所有消费会汇总在一张发票内,统一结算。

③ 发票信息录入

对于员工出行过程的所消费的发票,可通过以下几种方式采集发票信息,从而大大减少员工报销时的手工信息录入:

自动采集

增值税发票:扫描二维码,自动识别发票信息

非增值税发票:拍照OCR智能识别发票信息

电子发票:可从电子发票服务商获取发票信息

 

半自动录入

手机端+网页端随手记录个人因公消费

一键导入第三方订单消费信息

出行后

报销审批、审核支付、财务记账、费用分析
④ 报销审批

员工通过APP端即可随时随地提交报销申请,系统流程引擎可按照报销金额、费用类别、项目及申请人职位等自动判断审批权限,并进行逐级审批。当员工提交的费用报销申请超预算时,系统将自动提醒申请人和审批人超标金额;

部门领导审批完成后,员工可通过APP消息或电邮方式实时了解报销审批进展,再通过网页端打印报销单(自动生成报销单二维码),粘贴好发票提交财务审核。

⑤ 审核支付

财务通过APP端扫描员工打印报销单据上的二维码即可打开待支付报销单据,同时借助发票查验功能,可对发票的真伪过行查验,确认无误便可直接进行支付;

⑥ 财务记账

无缝对接金蝶、用友、SAP B1等企业财务系统,从而自动生成记账凭证,使企业财务人员从此告别繁琐的手工誊抄记账。

⑦ 费用分析

可按照成本中心、项目、部门、员工、费用类别等多维度生成费用分析报告,支持逐级钻取到报销单据明细。

 

关于喜报销

 

喜报销(简称“喜报”)是专注于企业商旅报销与费用管控的SaaS平台,针对企业费用报销和供应商付款按照成本中心进行全费用口径的管理。同时,喜报打通了“消费–报销–记账”等全流程,颠覆了传统报销的模式。集费用管控、出差申请、差旅预订/企业采购、发票采集、报销审批、审核支付、记账凭证、费用分析及系统集成等功能于一体,并围绕企业报销环节实现一站式闭环管理。从而全方位解决企业费用报销与管控的痛点,帮助企业全面规范报销管理、提升报销效率,加强费用管控及实现系统连接!

 

联系我们:400-021-5799

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