喜报销2020典型案例盘点 | 智能报销管理系统助推企业财务变革创新

  • 发布时间:2020-03-06
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  • 来源:上海星汉
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发票报销
企业报销费控选择 喜报销 今天     作为国内领先的企业费用管控与商旅报销管理系统,喜报销(以下简称“喜报”)一直紧紧围绕企业费用报销与管控的业务场景、核心痛点与刚需,通过快速的产品迭代,不断推动产品与服务创新。   基于多年的技术积累与项目实践,并经过多个版本更新迭代,功能越趋完善后的喜报,可针对企业费用报销和供应商付款,按照成本中心进行全费用口径的管理。前端通过连接携程商旅、滴滴出行、华住酒店等第三方商旅平台对接,后端对接企业内部财务系统,分别打通了企业“消费-报销-审批-支付-记账-分析”、“采购-合同-付款-记账-分析”等成本和费用管理全流程,集预算管理、出差申请、差旅预订、发票采集、报销审批、审核支付、记账凭证、费用分析及系统集成等功能于一体,围绕企业报销环节实现一站式闭环管理,从而有效解决与满足企业成本和费用管理过程中的多种问题与关注的需求点,帮助企业全面规范报销管理、提升效率、加强管控,实现了智能化费用管理。   2018年,喜报成功签约了可口可乐、华美银行、中建八局轨道交通、广东金升阳、固生堂中医等诸多企业客户,通过喜报全流程费用管理,在以下方面得到很好的优化与体验。   1 一体化差旅管理 喜报无缝对接携程商旅、滴滴出行及华住酒店等,可满足企业一站式机票、酒店、火车票、汽车及用车等差旅预订需求,并全面打通企业差旅报销流程,实现出行前出差申请–出行中差旅预订–出行后移动报销与费用管控等一体化差旅管理。   员工通过喜报直接进入携程商旅,可轻松在线预订机票、火车票、酒店与用车。差旅预订时可与出差申请单进行关联管控,如系统将自动检验出差申请单中的出行人、时间和地点等行程信息,当差旅预订与出差申请信息不符时可限制员工预订。另也可关联已设置好的住宿标准进行差标管控,当酒店预订超标时,既可弹性管控提示超标,但允许超标下订单;也可以强管控,对不符合差旅政策的行程,拒绝员工提交,让差旅政策更有效的执行。   差旅预订,除个人现付外,还可选择由公司账户统一支付,每月统一对账,统一开票,无需员工个人垫资。差旅出行结束,通过喜报可一键导入订单信息填充至报销单,直接提交上级领导审批,便捷高效。 2 智能发票识别与查验 “营改增”之后,越来越多的公司、商户使用防伪税控开具增值税发票,普通消费者和企业收到增值税发票的愈加频繁。员工只需通过喜报APP/扫描枪扫码、OCR智能拍照识别及微信电子发票导入等方式,即可对增值税普通、专用及电子发票等发票进行自动识别与查验。   不仅可以查验发票真伪、发票是否作废/红冲,发票抬头和税号是否一致,电子发票是否重复报销等,还可针对发票抬头和货物是否包含黑名单供应商或商品信息进行预警,如:烟、酒、娱乐等;识别与查验后的发票信息,可自动填写至报销单中,无需员工手工录入发票明细信息,报销更加便捷高效。   另外,系统对采集的发票信息进行自动归集,可按发票日期、发票类型、报销状态等查看每张发票报销的状态,并可钻取到报销明细和查看发票附件,以及将发票信息批量导出Excel文件。   如此一来,发票是否有异常一目了然,财务人员也无需花大量时间人工肉眼去核对校验或手工查验,从源头避免了因假票、错票和重复报销等不规范行为对企业带来的税务风险,报销也变得更加透明可控。 3 随时随地移动报销 企业员工通过喜报APP端即可随时随地提交报销申请,审批人不在办公室,也可利用碎片化的时间进行移动审批,系统流程引擎可按照申请人职位、级别、分公司、业务部门、成本中心、项目、报销金额等自动判断审批人和审批权限,进行逐级审批。   报销单据审批完成后,喜报将通过App消息或电邮等方式通知员工报销审批进展情况,并提醒员工于喜报Web端将审批通过的报销单据打印出来,贴好原始票据提交财务审核。财务审核通过后,出纳可通过喜报Web端将待结算的员工报销明细批量导出网银格式文件,并导入到网银系统中进行批量支付。 4 预算管理 喜报可按照年份/季度/月份、成本中心、项目、部门、员工及费用类别等维度编制和调整预算,并可按照成本中心及项目进行预算控制,当员工提交的单据超预算时,系统将提示申请人超预算,领导和财务审批时,可以实时查看预算使用情况,如预算金额、已使用金额及剩余预算等。同时系统自动进行预算汇分析和生成月度预算报表;通过事前预算申请、事中预算控制与事后预算和实际支出比对分析,帮助企业实时掌控预算使用进度,确保费用按照预算来执行。 5 报销标准管控 通过喜报可根据不同部门、不同职级、不同省市、不同场景进行灵活的住宿、餐费、机票、火车票、通讯费、自驾车、市内交通、出差补贴标准、驻办津贴、驻外补助、加班车费及职工医药费等费用类别的报销标准设置及管控,当员工报销的单据超报销标准时,系统将超标预警提醒或超标准限制提交报销单。   其中,员工私车公用时,出行前,只需打开喜报APP“自驾车”,点击“出发”,到达目的地后,点击“结束”,系统即可自动采集与记录自驾车行程轨迹、公里数、出发地、目的地、出发时间及目的地及每公里补贴等。行程结束后,创建报销单,系统将自动带出自驾车报销标准,并自动计算自驾车费用补贴,费用支出合规透明。 6 财务系统对接 以往传统报销系统和记账系统的隔阂,需要财务人员进行大量重复累赘的凭证录入工作,不仅工作量大,且容易出错。喜报通过与金蝶、用友、SAP及Oracle等财务系统的无缝连接,打破了报销系统与企业内部财务管理系统之间的数据壁垒,将企业费用管理的最后一环打通,支持将差旅报销单、日常报销单、付款申请单等明细信息自同步至财务系统,并自动生成记账凭证。   财务人员从此告别繁琐的手工誊抄记账,大大减轻手工劳动,并使财务人员从重复性的、繁琐的基础核算工作中解脱出来,可将工作重心从单纯的核算向全面参与企业经营决策转移,用更多的时间去为企业创造更大的价值。   7 多维度费用分析 喜报可实现精细化的费用核算和数据分析,管理层和财务部门可根据时间、成本中心、部门、员工、客户、供应商、项目及费用类别等多个维度实时查看费用分析报告,全面掌握企业费用支出情况。基于系统自动生成的多维度费用分析报告,可有效为企业的运营决策提供分析依据和数据支撑,同时帮助企业财务人员从简单的“数据统计者”到“建议者”的实质突破和转变。 典型案例   可口可乐 世界500强,食品行业   可口可乐,成立于1886年5月8日,总部在美国佐治亚洲的亚特兰大,是全球最大的饮料公司,拥有全球48%市场占有率以及全球前三大饮料的二项(可口可乐排名第一,百事可乐第二,低热量可口可乐第三)。 2018年7月,《财富》世界500强排行榜发布,可口可乐在”2018年《财富》世界500强”中排行第328位。2018年12月18日,世界品牌实验室编制的《2018世界品牌500强》揭晓,可口可乐排名第7位。   随着可口可乐业务的高速增长与扩张,员工差旅频繁,企业原有的报销方式不再满足高频次报销及精细化费用管理的需求。在此背景下,喜报为可口可乐带来互联网时代的全新报销方式。喜报支持Web和手机APP多端访问与使用,通过喜报员工无论何时何地都可在线提交报销申请,主管也可以随时随地移动审批,单据审批进度透明可知。喜报帮助可口可乐实现了跨地区报销,规范报销流程,缩短员工报销周期,提高报销审批效率,从而降低花费在报销上的成本,赢得更多业务拓展的空间。     华美银行 纳斯达克上市银行,金融行业   华美银行集团是一家拥有 301亿美元的资产,并在纳斯达克全球精选市场上市交易的企业(纳斯达克股票代码:EWBC)。华美银行为其全资控股的子公司, 是总部设在加利福尼亚州最大的独立商业银行之一, 在全球拥有超过130处服务网络, 美国市场主要分布于加州、乔治亚洲、内华达州、纽约、麻萨诸塞州、德州以及华盛顿州;在大中华地区,在香港、上海、深圳和汕头都设有全方位服务的银行,在北京、重庆、台北、厦门及广州也设有代表处。   随着华美银行市场开拓和业务的高速发展,企业规模不断扩大,跨国、跨地区的业务往来逐渐频繁,员工差旅费用和供应商采购随之不断增加。喜报针对华美银行费用报销和对公付款按照成本中心实现全费用口径管理。同时,通过打通华美银行“消费-报销-审批-支付-记账-分析”等全流程,实现了预算/费用管控、出差申请、差旅预订、发票智能识别、报销审批、审核支付、记账凭证及费用分析等全流程费用管理,使华美银行的费控管理更加合规、透明、高效。   中建八局轨道交通建设有限公司 世界500强中国建筑旗下企业,央企   中建八局轨道交通建设公司隶属于中国建筑第八工程局,成立于2011年6月,业务范围包括城市轨道交通(地铁)工程、隧道工程、地下综合管廊等。承建的项目有深圳地铁9号、9号线西延线,南宁地铁2号线、南京地铁4号、10号线,北京地铁14号、16号、19号线,大连地铁2号线,沈阳地下综合管廊,青岛地铁8号线,郑州地铁3号线等。通过几年的创业与实干,探索与创新,公司已成长为局基础设施轨道交通领域的主力军,成为业内极具影响力的城市轨道交通专业工程公司,实现了跨越式的发展。   伴随着公司业务的多元化发展,项目不断增多,因员工花费分散且类型繁杂,企业费用控制和成本核算面临巨大挑战。原有传统手工纸质报销方式已不能满足企业快速发展的需要。喜报通过表单与流程的自动关联、触发,数据的全面打通,帮助中建八局轨道交通实现集出差申请、差旅预订、发票采集与查验、费用报销、领导审批、财务审核、支付、记账及费用分析等全流程费用管理,同时实现企业跨部门、跨项目、跨区域的办公协同,有效满足公司不断变化的业务发展和内部管控需求。     广州金升阳科技有限公司 广东省制造业500强,电子技术/半导体   金升阳,连续两年荣登广东省制造业500强前列,国家高新技术企业,致力于为工业、医疗、能源、电力、轨道交通等行业客户提供完整的电源解决方案,帮助客户提高生产效率和能源效率,同时降低对环境的不良影响。金升阳成立于1998年,注册资本达2亿元,拥有2000多名员工和超过10万平方米的办公及研发基地,是国内集研发、生产、销售一体,规模最大的模块电源制造商之一。   金升阳总部现位于广州市,公司的集团化发展正以前所未有的速度进行着,包括黄埔制造中心、怀化子公司、苏州办事处、美国全资子公司等都需要进行分部财务的日常账务处理。喜报通过融合金升阳财务政策、规范,并将出差申请、用车申请、外出申请、费用申请、业务招待费申请及车辆维修申请等多个表单进行数据关联,同时整合集团现有OA、HR和财务系统等,打通工作中的各个环节,实现信息互通,加强企业内部各部门业务的有效协同,提升业务运转效率,以此为金升阳构建了一体化费用管理与办公审批平台。   固生堂中医 中国领先的中医门诊服务连锁集团,连锁门店   固生堂中医是怀揣着实践中医、推行中医梦想的一家中医连锁管理集团。固生堂中医希望让中医成为人们的首选治病方式,让中医名家、学子、爱好者都能用中医、学中医、爱中医,为实现中医梦奠定了坚实的基础。集传统中医医疗、传统中医教学、中医推广等为一体,总部设在北京,下辖上海、广州、深圳、成都等区域,区域下设几十家门店覆盖全国56个城市。   随着固生堂业务快速拓展、规模不断扩大,集团、各区域门店对内员工报销及对外供应商付款等费用开支与往来款项日益增多。喜报帮助固生堂打造从总部、区域到门店员工以费用管控为核心的一体化费用管理平台,实现了集团财务统一管控,门店店长或员工可随时随地提交报销申请,并由集团部门财务集中审批,整个审批流程大大优化,实时知晓审批进度,有效降低沟通成本。同时,根据成本中心及辅助核算项目进行预算控制,通过事前预算申请、事中控制与事后和实际支出比对分析,实时掌控预算使用进度。另外,管理层及财务部门还可通过多维度费用分析报表随时查看各区域门店的各项日常开支,了解每笔花费来源,实时掌握费用发生详情、备用金使用情况和核销情况。   回顾2018年,喜报除了成功签约可口可乐、华美银行、广州金升阳科技、中建八局轨道交通及固生堂中医等企业外,还为安美特中国、富力地产、广州盐业公司、浩亭中国、格拉默、宁波北仑医院、北京兆易创新、瑞人堂医药连锁、北京大清生物等等数百家企业提供了全流程费用管理解决方案,并带来移动互联网时代的全新报销体验。   未来,喜报将继续推动企业费用管理的创新技术应用研究与产品开发,以客户需求为导向,不断深入了解行业需求,丰富产品功能,让产品更加贴近企业用户的使用以获得最大的满意度,通过智能化费用管理,助推企业财务变革创新。 喜报销(简称“喜报”)是专注于企业商旅报销与费用管控的云平台,针对企业费用报销和供应商付款按照成本中心进行全费用口径的管理。同时,喜报打通了“消费–报销–记账–分析”全流程,颠覆了传统报销的模式,集费用管控、出差申请、差旅预订/企业采购、发票采集、报销审批、审核支付、记账凭证、费用分析及系统集成等功能于一体,围绕企业报销环节实现全流程费用管理。通过移动互联网时代的全新报销方式,全方位解决企业费用报销与管控的痛点,帮助企业全面规范报销管理、提升报销效率,加强费用管控及实现系统连接。 联系我们 ————————————————————————— ▼ 客服热线:400-021-5799 解决方案咨询:18016461282(微信) 电子邮箱:service@galaxysoftware.com.cn    

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