发票电子化时代来临,企业如何做好网上报销与费用管理?

  • 发布时间:2021-01-25
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  • 来源:上海星汉
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现在电子专票全面普及加速推广、电子会计凭证报销入账归档的要求,给企业和员工都带来了便利,传统纸质报销的方式已逐渐被代替。 企业员工在报销时,沿用传统报销流程,手工录入发票信息就存在数据量大、耗时长、易出错等问题,原始发票财务需要通过人工肉眼进行稽核、查验真伪、反复审核,或登录到国家税务局发票查验平台进行手工查验,导致大量的时间在做重复机械的工作,效率低下,很多企业财务人员苦不堪言。这就导致企业的整个报销流程繁琐、审批效率低下、费用管理较难,且数据信息模糊。 除此之外,2020年3月23日,财政部6号文《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》提出“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”。如此一来,企业员工除了报销时提交纸质报销单和发票以外,还需提交电子发票,而财务除了查验纸质发票,还要查验电子发票,工作量又增加了许多。 喜报销(简称“喜报”)是专注于企业商旅报销与费用管控的平台,针对企业费用报销和供应商付款,打通了“消费–预算–报销–记账–分析”的业务流程,区别于传统报销的模式,集费用预算管控、出差申请、差旅预订/企业采购、发票识别查验、报销审批、财务审核、出纳支付、记账凭证、费用分析及系统集成等功能于一体,实现全流程费用管理,帮助企业全面实现财务数字化管理、合规化闭环管理,真正帮助企业实现网上报销、简化报销,财务管控高效。 发票识别 喜报基于业界领先的AI人工智能等深度学习技术,推出全票种发票识别查验功能。通过喜报APP OCR拍照识别 、扫码JPG/PDF/OFD格式附件上传、邮箱电子发票导入、短信电子发票导入、微信/支付宝卡包电子发票导入等多种方式,即可对增值税发票、火车票、出租车票、客运汽车票、机打发票、卷票、定额发票、过路费发票及航空运输电子客票行程单等全品类及全部字段的票据信息进行秒级识别,且发票识别结果不受拍摄角度、清晰度、票据折痕等因素干扰,整票识别准确率达98%以上。 发票稽核 喜报还通过连接国家税务相关系统,对于识别与采集后的发票信息将自动进行查重验真,如发票抬头和税号一致性、发票作废/红冲、发票查验真伪、发票重复报销、发票连号、供应商黑名单、商品黑名单、发票期限、节假日发票、企业内外部员工发票、发票日期与金额信息修订、发票报销期限等自动校验与稽核,财务人员无需花费大量时间人工肉眼去核对校验或手工查验,大幅度减少了财务审核发票、查验发票的烦恼,从源头上避免了因假票、错票和重复报销等不规范行为对企业带来的税务风险,报销也变得更加透明可控。 发票报销 对于员工通过喜报识别与查验通过的票据,可允许一键导入或保存至喜报系统“待报销的费用”的发票夹内,而不合规的发票则可禁止保存至系统提交报销。当员工创建报销单时,发票夹内的发票明细,将自动关联并填充至报销单中,随时随地提交审批,无需员工再次手工录入发票明细信息。对于员工在喜报中提交的报销单,系统将在单据费用明细中自动跟踪并标识发票识别查验方式及稽核的结果。 与此同时,系统将根据企业在喜报Web端管理后台自定义设置相关发票稽核规则及强弱管控方式,自动校验员工提交报销的发票是否合规。当出现不合规的发票时,在弱管控模式下,可允许员工提交报销单至业务部门主管处审批,但系统会在单据上提醒申请人、审批人及审核人等,单据中有相关不合规的发票报销。而在强管控模式下,系统则将限制员工提交报销单。系统流程引擎也可按照申请人职位、级别、分公司、业务部门、成本中心、项目、报销金额等自定义审批条件与规则,自动判断审批人和审批权限,进行逐级审批,大大提升了员工报销的效率。 发票档案 通过喜报智能解析后的发票有效信息与数据,将自动归档管理,便于随时查阅、检索发票明细等。归集后的发票可按开票日期、发票类型、发票代码、发票号码、收票方、开票方、发票来源、发票报销状态、费用类别等筛选条件在线查看预览发票明细信息、发票电子影像原文件及导出Excel文件。 基于导入的Excel文件可全面了解到开票日期、发票号码、发票代码、发票类型、货物/应税服务/劳务名称销方名称、销方税号、购买方名称、购买方税号、含税金额、不含税金额、税额、查验状态、风险预警提示、报销状态/关联单号、发票来源、录入人及录入时间等明细信息。系统自动形成清晰直观的数据视图,简洁直观,一目了然。

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