费用报销与管控:一项没有引起企业重视的重要工作

  • 发布时间:2017-03-17
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  • 来源:上海星汉
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 “费用报销是会计人员日常处理最多的事务,因为规范性强、重复度高、操作难度小,因而财务领导对此多不重视。有没有想过呢,费用报销占到了会计凭证量的70%以上,但凡会计能把费用报销做规范了,基础账务工作的质量很大程度就可放心了。
费用报销工作如同一面镜子,可以照见公司管理的方方面面。签字流程与权签额度体现了公司的内控水平;发票审核与费用归属可折射税控风险意识;有无公款私用、贪污浪费可甄别高管的廉政程度;费用动向则能透视公司运作效能。

 

1. 费用报销的涉税风险

费用报销时应重点关注发票合规性、费用归集、签字手续、预算等事项。其中,潜在的税务风险点包括:

① 发票审核不严,导致假票、废票入账,少交所得税;

② 将薪酬类支出当作费用处理,如出差补贴,少交个税;

③ 将不能全额在税前扣除的费用计入其他科目,如将旅游费计入差旅费,少交所得税;

④ 将赠送行为当做费用报销,如购礼品用于客户维护,少交增值税、个税、所得税。

为了降低涉税风险,费用报销需做到四统一,即会计分录、凭证摘要、审批单据、发票应保持一致。这样做一方面是为了让会计做账规范,另一方面是为了规避税务风险。许多企业的费用报销瑕疵多多,有替票现象,也有套现现象,还有替薪现象,这给财务留下诸多隐患。不管怎样,会计人员应秉持一点:费用报销,以发票记录为准,只认发票上的列示。

 

2. 审批签字如何规范

员工报销费用时,都需要哪些人签字呢?中等规模的企业签字流程一般为部门经理、财务部、财务总监、主管副总。如果公司没有下发费用预算,一般还需总经理签字。部门经理签字作用是证明业务属实,财务部签字目的是审核发票与金额、核定预算,财务总监签字是为了知晓资金流向,副总或总经理签字是审批同意资金支出。

费用报销审批真需要这么一长串签字吗?这么多领导签批真的有必要吗?其实一个经济事项三个人把关就够了,多出来的签批大体属于两种性质:

第一种,跟风走形式的,只要前面签了,他就签;

第二种,需要知情了解的,这是内控上的一个误区,把知情权与审批权混同了。简政的思路是什么,让听得见炮声的人做决策。

费用报销时会计审核都要做什么?

①发票的合规性,挑出假票、废票;

②报销金额与发票金额是否一致;

③权签是否完整;

④费用是否在预算内,超预算与预算外费用有无特批;

⑤报销单填写的事项与发票是否一致,会计做账时要随发票走。

上述①②⑤体现的是涉税风险控制,③体现的是授权控制,④体现的是预算控制。

各级领导进行费用报销权签时,等于是为公司资金的支出把关。如何杜绝一些领导不作为、乱作为呢?不妨借鉴一下华为的做法。华为高管余某因在费用报销审核中未认真履责,华为决定停止其费用报销权签权力三年,本人承担连带赔偿责任。三年内如需恢复权签,须由个人聘请外部审计师对其停止权签权力之前三年的权签行为进行审计,审计中发现的违规金额及审计费用由其本人承担后,方可恢复费用报销财务权签权力。

 

3. 发票的学问

千万不要相信市面上兜售的保真发票。小广告以只要税点绝对保真为噱头,极易骗得企业上当。上当的内因当然是购票者的私念,或想规避个税,或想套取公司资金。外因则是“发票商”抛出了可验收后收费的诱饵。这时要多个心眼了,查验发票还真可能是真的。伎俩在后面,当你付清税点后,开票方会申请将这张发票作废。
实际上,假发票很少是善意取得的。其中,一部分是企业以费用报销方式发放工资、奖金,一部分是公司给客户的回扣、返点,假发票是找来冲账的。如果个税起征点仍这么低,第一部分假发票将持久存在。如果中国的商业环境还这么差,“好处费”就不会绝迹,第二部分假发票市场也不会淡出。假发票的背后透着无奈!

另外,审核发票时要特别留意发票的盖章,注意有没有以下常见的错误:

① 以盖财务专用章代替盖发票专用章;

② 同时盖财务专用章和发票专用章;

③ 发票抬头错了,修改抬头后,在修改处盖发票专用章;

④ 盖的发票专用章看不清晰;

⑤ 发现发票专用章后不清晰,重新盖一次;

⑥ 盖旧版的发票专用章,或同时盖新版、旧版发票专用章。有这些问题的发票都是废票。

企业的确会有许多费用支出不能获取得发票,没有发票能否报销?这个问题涉及两个层面:第一,费用发生了且能提供证据证明的,可以报销,但不得在所得税前扣除;先别骂这是废话,再看第二种情况。不能提供费用真实发生的证明时,除了不能在所得税前扣除,还有呢;如果是内部员工报销,报销款并入薪酬计个税,如果给外部人士报销,视同赠送计个税。

会计人员切勿为公司找发票平账。很多公司因种种原因会计账面留有大量的“其他应收款”,这些名义上的资产实质是没有取得发票的费用。如果会计人员想把公司的账做实,应要求借款人尽快拿票报销;借款人离职且无接替人的,按规定计提坏账准备即可,没有必要且不应该越俎代庖自己去搞发票平账。

 

4. 怎么管好高管的费用报销

要想管好高管的职务消费,建议重点监控招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品费等科目,这些科目是所谓的职务消费的重灾区。最好做到公示高管费用报销,全员监督。注意厘清高管假借下属名义报销的费用。高管在分子公司有兼职的,还需把审计延伸到分子公司,这里的“故事”很可能比总部还精彩。
在费用审批时,高管报销费用一般只需财务总监和总经理审批。只要不太出格,碍于面子,财务总监和总经理都会签字。这么一来,高管的职务消费等于没了监控。怎么改进?公司可在监督方法上多想办法。比如,华为的内审可以监督任正非得费用报销。任总一次去日本出差,报销差旅费时,把住酒店时的洗衣费也计算在内了。华为的差旅费报销制度中是不允许员工报销此类费用的,当内审发现这笔不当报销后,将之写到了审计意见中。任总为此做了自我批评。做法或许偏执,意义发人深省。

高管费用全员公示也是可行的办法。有个公司做法很独到,财务把每位高管的费用罗列出来,按高低排序,全员公示。想想啊,哪位高管愿意自己每月都“荣登”榜首呢,于是能不报销就不报销了。

 

5. 财务应把工作做在前面

每当业务人员拿着一摞发票到财务部,总会被会计人员摘出不合规的报销内容,这时我仿佛听到了一个愤恨的声音,不就是个记账的吗,牛什么啊?虽然这个声音很少会高分贝的呈现,压在心底却更易让财务与业务变得冷漠与对立。要打破这种隔阂,除了制度先行,财务人员还应主动走出去,用培训的方式把自己的要求告诉业务人员。费用报销可培训的内容很多,发票知识、审批流程、单据填写、票据粘贴、报销时限,都需要会计人员传达。

 

6. 利用“互联网+报销”

在建立合规的费用报销制度之后,接下来我们要做的就是让制度落地执行,即如何有效率的实现费用报销与管控。凭借“互联网+报销”如专注于企业商旅报销与费用管控的SaaS软件——“喜报销”:

  • 差旅预订:通过无缝连接携程商旅平台,企业员工不仅可以在线一站式预订机票、酒店及火车票等,还能为企业提供对公结算、月结垫资以及统一的发票配送服务。另外,可结合关联出差申请单、住宿标准等策略,实现精细化差旅管控,如当差旅预订与出差申请信息不符时员工将无法预订;当员工预订的酒店超标时,系统也将自动拒绝超过住宿标准的订单。
  • 移动报销:员工可一键导入差旅订单记录或随手拍照上传票据影像文件,记录个人消费,随时随地提交日常与差旅报销申请,实时查看审批进展,无需来回奔波于领导财务办公室;
  • 在线审批:部门领导审批时,当员工提交的费用报销申请超预算,将以高亮形式突出提醒辅助审批人快速决策;
  • 报销进度提醒:领导审批完成后,员工可实时收到APP消息、邮件提醒,一键打印自动生成的报销单随票据一起直接提交财务审核。
  • 复核支付:财务人员只需打开移动端直接扫描打印报销单据上的二维码即可快速查看待审核的报销单,确认无误便可直接进行出纳支付。
  • 记帐凭证:喜报销通过与金蝶、用友等主流财务软件无缝对接,可自动生成记账凭账,让企业财务人员从此告别繁琐的誊抄记账。
  • 费用分析:整个报销流程结束后,企业决策层可根据时间、成本中心、部门、员工、项目及费用类别等查看自动生成的多维度费用分析报告,并可从费用分析报告中钻取到具体的报销单据。

利用移动云报销系统,在实现高效便捷报销的同时,全面推动企业的费用报销管理制度落地有效执行,也为财会人员减轻负担,在财务信息化进程,移动云报销将是企业的不二选择。

 

关于喜报销

喜报销(简称“喜报”)是专注于企业商旅报销与费用管控的SaaS平台,针对企业费用报销和对公付款按照成本中心进行全费用口径管理。同时,喜报打通了“消费–报销–记账”等全流程,颠覆了传统报销的模式。集费用管控、出差申请、差旅预订/企业采购、发票采集、报销审批、审核支付、记账凭证、费用分析及系统集成等功能于一体,并围绕企业报销环节实现一站式闭环管理。从而全方位解决企业费用报销与管控的痛点,帮助企业全面规范报销管理、提升报销效率,加强费用管控及实现系统连接!

 

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