财务总被误会故意刁难,如何让财务报销制度真正落地执行?

  • 发布时间:2017-04-19
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  • 来源:上海星汉
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大家都知道,制度是规范公司员工行为最基本的手段之一,理想状态下,我们的制度应该时时刻刻出现在并且规范到员工平时工作的细节中,可实际上却非常难。 1、我们还记得公司哪些制度? 我们专门做过一个关于制度的现场调查,当问到:“记得自己公司上下班时间的有多少?”的时候,几乎都记得。 当问到“记得出差流程和补助、报销标准的有多少”时,只有一半了。而这一半都是经常出差的。 当问到“记得婚假、产假流程、天数和工资情况的有多少”时,只有2位,一个是人力资源部的,公司有人刚请过婚假和产假,而另一个财务自己刚请完婚假,这是一个很现实的问题。我们几乎记不住公司现有制度的内容,这是个非常现实的问题,我们记住的往往都是平时能接触到制度。 2、我们什么时候才会接触到制度? 一般两个时候,一个是刚入职的时候,另一个就是我们的员工受到处罚或者用到制度的时候,而平时大量的工作时间中,我们的制度仅仅是行政部柜子里那厚厚的一堆纸而已。 而且,我们学习制度,也只是粗略的,草草阅览而已。 原因很简单:一方面,我们的制度很长,很厚,很枯燥,真的很难有人能认真学下来; 同时,我们往往只对跟自己眼前“有关”的事物感兴趣,而跟我们眼前“有关”的除了作息时间,其他大量的制度几乎都属于“无关”的范围; 更为困难的是制度的更新,我们更新一个制度时,马上会公告出去,把新制度帖到公告栏中,可是,我们却发现,我们贴上去的纸张都掉了,我们员工还是没能“学”好新制度。 所以,我们应该认识到,制度真的不是学的,而是用的。 3、如何才能真正将制度“用”起来呢? 我们不要期望着我们的员工能把制度学好,都记住,然后在工作中就按我们的制度来执行。通过这种方法来“规范”我们的员工,效果可想而知。 这就是我们企业制度很难“落地”的根本原因,我们必须把制度真正溶入到员工的工作细节中,在细节中去规范,只有这样,我们的制度才可能真正“落地”。 要想让制度“落地”,光靠这个规定,那个规定,靠制度本身来“落地”,你会发现,很难,你总是无法让制度深入下去,沉淀下去,始终都是漂着的。 那么,如何才能做到“落地”呢? 靠制度本身是不现实的,我们需要借助其它手段来协助与支持,企业商旅报销与费用管控SaaS平台“喜报销”,就是一个专门让“管理思想‘落地’”的实现手段,制度“落地”正是其中之一。 利用企业商旅报销与费用管控平台“喜报销”让制度真正用起来,可以分成两个层次:   将相关制度时时放在员工眼前,及时查询; 将制度变动内容针对性的及时准确的通知相关员工。 下面,我们逐一探讨。 ① 将相关制度时时放在员工眼前,及时查询 这是最简单的一种方式,也是最基础的一种方式。在系统中,我们把所有的公司制度都放在移动办公系统中,公司所有职员都能够根据系统设置好的权限进行查询。 这样,不仅方便了员工了解和运用制度的操作,同时也可以在一定程度上让员工与制度贴得更近,让制度在初步层次上进行规范。 ② 将制度变动内容针对性的及时准确的通知相关员工 这是制度“落地”的第二个层次,相对于第一个层次,针对性更好,时效性更强,而且,最大的好处是能够很好的规避掉制度变更带来的推广问题。 我们将变更后的新制度,针对性的发给每个相关人员,这些,所有相关人员都会收到系统自动的提醒,通知他与他某项工作有关的制度有所变动,请及时查询。这样以来,员工就与制度“相关”了,只有“相关”了,员工才会及时重视它。 这两个层次依然还是停留在“学”和部分的“用”上,而且,更多的还是要依赖于员工自身的主动性。制度要想“落地”,要想真正能从细节中规范员工的行为,实际上还是有一定困难。 4、如何做到制度主动的规范员工的行为细节? 要想将制度真正变成员工的行为规范,我们必须首先搞清楚,制度究竟是什么?它的核心元素是什么? 不知道大家有没有发现一个现象,不管是出差、预支、报销、采购还是付款等各种制度,实际上核心的就是在强调三个东西,即流程、数据规范、权限。 这实际上就是制度的核心内容所在,或者说,就是制度的骨架。大家想想,我们的考勤制度、休假制度、报销制度、财务制度、档案管理制度、固定资产管理制度等等,其实都是在强调和规范这三个元素,只是各自强调的重点会有些差别而已。 而现实中,恰恰就是这三个看似简单的元素不断的困绕着我们。我们是不是经常看到或者自己遇到: 报销时票帖的不对,要重新贴; 不同额度的申请或报销要找不同的领导,于是我们问来问去,跑来跑去; 我们上报请示后,总是感觉石沉大海,不知道走到哪一步了,找领导吧,不仅不知道该找谁,还怕打扰了领导,不找吧,万一领导没看到怎么办,心总是悬着; …… 这些在传统的管理模式中是很难处理的,也不是用“思想和理论”能够很好的“落地”的。为了这个问题,不少公司,尤其是大中型企业都设立了专职岗位,专门帮助部门或公司其他人员进行报销等事情的处理。 5、如何将制度真正“落地”? 要想将制度真正“落地”,把制度真正转变成能规范到员工工作细节的行为规范,我们必须将制度的核心三要素“落地”。如何做到呢? 我们需要将核心制度转化为表单和流程,直接规范到员工行为。 其实,利用“喜报销”的审批流程和表单模板就能将这些只能看的纸质条款实实在在的直接转化为日常的工作规范。我们的员工甚至并不需要学习和记住制度的具体内容是什么,在实际工作中,系统自动帮我们严格按照制度执行下去。 比如报销制度: 当员工报销时,无需记住各种报销的制度,例如财务通过“喜报销”,可将预算额度、报销标准、审批流程、审批权限及相关申请表单预先设置好,系统将根据员工的职位、报销金额、费用类别及项目等审批条件等,自动判断审批权限与流程,并进行逐级审批。 (喜报销使用流程) 员工只需通过APP端随时随地提交报销申请,当员工提交的费用报销申请超预算时,系统也将自动提醒申请人和审批人超标金额; (报销申请) 部门领导审批完成后,员工可通过APP消息或电邮方式实时了解报销审批进展,并一键打印报销单粘贴好发票提交财务审核、支付与归档; 财务人员通过APP扫描员工打印报销单据上的二维码即可打开待支付报销单据,确认无误便可直接进行支付结算; 另外,喜报销还可通过与金蝶、用友等主流财务软件无缝对接,自动生成记账凭证,让企业财务人员从此告别繁琐的誊抄记账。 以往,员工发起一个流程(出差、预支或报销申请等等)后,总是感觉石沉大海,现在,当员工发起一个流程后,不仅可以随时查看到该流程的进展情况,走到哪一步了,各个领导都是怎么批的,而且,还可以方便的与流程中的各个领导进行补充、回复等交流。 这样以来,我们不仅将庸繁的制度条款直接“落实”到了员工工作行为的细节中,时时刻刻规范了所有员工的行为,而且,还大大降低了员工的心理负担,让每个员工在被“规范”的同时还能享受到被“规范”的快乐。 这就是利用企业商旅报销与费用管控平台“喜报销”帮助企业实行制度“落地”的过程。   关于喜报销   喜报销(简称“喜报”)是专注于企业商旅报销与费用管控的SaaS平台,针对企业费用报销和供应商付款按照成本中心进行全费用口径的管理。同时,喜报打通了“消费–报销–记账”等全流程,颠覆了传统报销的模式。集费用管控、出差申请、差旅预订/企业采购、发票采集、报销审批、审核支付、记账凭证、费用分析及系统集成等功能于一体,并围绕企业报销环节实现一站式闭环管理。从而全方位解决企业费用报销与管控的痛点,帮助企业全面规范报销管理、提升报销效率,加强费用管控及实现系统连接!  

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